Pick and pack là gì? Cùng tìm hiểu cách kho fulfillment xử lý đơn hàng

Pick and pack là gì khi seller gửi hàng vào kho fulfillment? Đây là công đoạn lấy đúng sản phẩm theo đơn và đóng gói để chuẩn bị bàn giao vận chuyển. Với đơn có nhiều màu, size hoặc số lượng, kho cần đối chiếu từng mã để tránh giao nhầm. Seller nên hiểu các bước này trước khi thống nhất cách xử lý và nhận báo giá. Bài viết dưới đây từ TH Group sẽ giải thích quy trình, phương pháp picking, tiêu chí chất lượng và phí dịch vụ tại kho Mỹ.

1. Pick and pack là gì trong kho fulfillment?

Pick and pack kết nối hàng đang lưu trong kho với yêu cầu của từng đơn bán. Kết quả cần đạt là đúng hàng, đủ số lượng và một kiện được đóng theo quy cách đã thống nhất.

Trong pick and pack fulfillment, seller cung cấp thông tin sản phẩm và yêu cầu xử lý để kho thực hiện. Việc nhận hàng đầu vào, lưu kho và vận chuyển đến khách có phạm vi công việc riêng.

1.1. Picking là gì và packing là gì?

Picking là gì? Đây là việc lấy sản phẩm từ vị trí lưu trữ theo yêu cầu đơn hàng. Nhân viên cần xác định đúng SKU, biến thể và số lượng cần lấy.

Packing là gì? Đây là công đoạn đối chiếu hàng đã lấy, chọn bao bì và đóng gói để chuẩn bị gửi đi. Nhãn vận chuyển và tài liệu đi kèm được xử lý theo quy trình của kho.

SKU là mã phân biệt sản phẩm hoặc biến thể, chẳng hạn áo đen size M và áo đen size L. Barcode hỗ trợ đọc mã nhận diện khi kho có áp dụng quét mã trong quy trình.

1.2. Picking và packing khác nhau như thế nào?

Picking và packing khác nhau ở mục đích và đầu ra. Picking đưa đúng hàng đến khu vực xử lý; packing chuyển hàng đó thành kiện phù hợp để bàn giao vận chuyển.

Ví dụ minh họa, một đơn có 2 áo đen size M và 1 áo trắng size L. Đơn này có 2 SKU nhưng 3 sản phẩm; nhân viên cần lấy đủ rồi đối chiếu trước khi đóng kiện.

Chọn đúng SKU nhưng thiếu một chiếc vẫn là xử lý chưa đúng. Tương tự, lấy đủ hàng nhưng dán nhãn của đơn khác sẽ làm sai kiện khi gửi đi.

2. Quy trình pick and pack tại kho fulfillment diễn ra như thế nào?

Quy trình pick and pack bắt đầu từ thông tin đơn cần xử lý và kết thúc ở bước chuẩn bị kiện để bàn giao. Cách phân công và ghi nhận trạng thái phụ thuộc hệ thống của từng kho.

Theo hướng dẫn fulfillment của Shopify, việc tự xử lý đơn gồm lấy hàng, đóng gói, mua nhãn và giao kiện cho carrier. Khi thuê kho, seller cần thống nhất trách nhiệm ở từng bước tương ứng.

2.1. Tiếp nhận đơn và kiểm tra thông tin xử lý

Kho cần có mã đơn, thông tin người nhận, SKU, số lượng và yêu cầu đóng gói. Đơn có thể được đồng bộ từ kênh bán hoặc tạo qua phương thức đối tác hỗ trợ.

Trước khi xử lý, cần kiểm tra hàng khả dụng và các thông tin còn thiếu. Nếu một SKU chưa sẵn sàng, seller nên thống nhất chờ đủ, giao tách hay phương án khác.

Với ví dụ 3 chiếc áo, yêu cầu đơn phải thể hiện rõ số lượng của từng màu và size. Ghi chú chung như “gửi 3 áo” không đủ để xác định đúng biến thể.

2.2. Lấy hàng theo SKU và vị trí lưu trữ

Nhân viên lấy hàng dựa trên dữ liệu đơn và vị trí hàng trong kho. Khi kho có quét barcode, mã đọc được cần khớp với sản phẩm được yêu cầu.

Nếu vị trí không có đủ hàng, nhân viên cần xử lý theo quy trình ngoại lệ. Việc tự đổi sang size hoặc màu gần giống có thể tạo đơn sai dù hình dáng sản phẩm tương tự.

Seller nên chuẩn hóa tên sản phẩm, SKU và nhãn trước khi nhập kho. Khi nhiều biến thể nhìn giống nhau, ảnh hoặc mô tả nhận diện rõ sẽ giúp trao đổi dễ hơn.

2.3. Kiểm tra hàng và đóng gói theo yêu cầu

Hàng đã lấy được đối chiếu với đơn trước khi đóng. Với ví dụ trên, người đóng gói cần kiểm tra đủ 2 áo đen size M và 1 áo trắng size L.

Bao bì cần phù hợp với sản phẩm và yêu cầu đã đặt. Túi, hộp, chống sốc hoặc vật tư riêng nên được thống nhất trước để kho chuẩn bị đúng.

Nếu cần thêm thiệp, tờ hướng dẫn hoặc chia hàng thành nhiều gói, hãy nêu rõ cách làm. Kiểm tra khi đóng gói không mặc định bao gồm kiểm định chất lượng chuyên sâu cho từng sản phẩm.

2.4. Dán nhãn và chuẩn bị bàn giao vận chuyển

Nhãn vận chuyển phải khớp với kiện và thông tin người nhận. Sau khi hoàn tất, kho ghi nhận trạng thái và chuẩn bị bàn giao theo lịch đã thống nhất.

Seller cần phân biệt đã tạo tracking, đã đóng gói và đã được carrier tiếp nhận. Có mã tracking chưa đủ để kết luận hàng đã bắt đầu di chuyển trong mạng lưới vận chuyển.

Khi kiểm tra đơn chậm, hãy hỏi mốc gần nhất đã hoàn thành và dữ liệu đối chiếu. Cách này giúp xác định vấn đề ở xử lý tại kho hay bước vận chuyển tiếp theo.

3. Những phương pháp picking thường gặp trong kho fulfillment

Kho có thể tổ chức lấy hàng theo đơn, theo lô, theo khu vực hoặc theo đợt. Phương pháp phù hợp phụ thuộc cấu trúc đơn, vị trí hàng và cách phân công nhân sự.

Seller không cần chọn thay kho từng thao tác vận hành. Tuy nhiên, hiểu các phương pháp giúp bạn trao đổi về khả năng xử lý và kiểm soát sai sót.

3.1. Lấy hàng theo từng đơn

Với cách này, nhân viên lấy hàng cho một đơn trong một lượt xử lý. Sản phẩm được tập hợp theo yêu cầu của chính đơn đó trước khi chuyển sang packing.

Cách tổ chức tương đối dễ theo dõi khi đơn ít hoặc nội dung đơn đa dạng. Khi nhiều đơn giống nhau, việc đi lại riêng cho từng đơn có thể lặp nhiều tuyến lấy hàng.

3.2. Lấy hàng theo lô và theo khu vực

Batch picking gom nhu cầu của nhiều đơn để lấy hàng trong cùng lượt, sau đó phân lại theo từng đơn. Chẳng hạn, nhiều đơn cùng có áo đen size M có thể được gom nhu cầu lấy hàng.

Zone picking phân công lấy hàng theo khu vực trong kho. Một đơn có hàng ở nhiều khu cần được tập hợp đủ trước khi hoàn tất đóng gói.

Với cả hai cách, kho cần kiểm soát bước phân loại hoặc ghép hàng. Lấy đủ tổng số sản phẩm chưa có nghĩa mỗi đơn đã nhận đúng phần của mình.

3.3. Lấy hàng theo đợt và phối hợp phương pháp

Wave picking tổ chức công việc thành các đợt theo lịch hoặc tiêu chí vận hành. Ví dụ minh họa, một đợt có thể ưu tiên nhóm đơn cần bàn giao trước một giờ chốt.

Hướng dẫn wave picking của ShipBob mô tả việc tổ chức lấy hàng theo đợt. Kho có thể phối hợp cách tổ chức này với batch hoặc zone tùy nhu cầu.

Các cách tổ chức có thể đối chiếu ngắn gọn như sau:

4. Đánh giá chất lượng dịch vụ pick and pack bằng những tiêu chí nào?

Một dịch vụ pick and pack phù hợp cần đáp ứng cả độ chính xác, thời gian và khả năng theo dõi. Seller nên thống nhất tiêu chí cụ thể trước khi bắt đầu gửi đơn.

4.1. Đúng SKU, đủ số lượng và đóng gói đúng yêu cầu

Hãy xác nhận quy trình kiểm tra biến thể, số lượng, nhãn và bao bì. Với đơn nhiều sản phẩm, cần biết kho đối chiếu những dữ liệu nào trước khi đóng kiện.

Nếu theo dõi tỷ lệ đơn chính xác, hai bên nên thống nhất cách ghi nhận lỗi. Ví dụ, chỉ số có tính thiếu hàng, sai biến thể, sai nhãn và sai yêu cầu đóng gói hay không?

Khi có khiếu nại, cần có mã đơn, thông tin sản phẩm và bằng chứng liên quan. Video đóng gói, nếu dịch vụ có cung cấp, là một nguồn hỗ trợ đối chiếu trong phạm vi ghi hình.

4.2. Thời gian xử lý tại kho và mốc bàn giao carrier

Seller cần hỏi thời gian xử lý bắt đầu khi nào: lúc tạo đơn hay khi đơn đủ điều kiện xử lý. Giờ chốt, ngày làm việc và yêu cầu đặc biệt cũng ảnh hưởng lịch thực hiện.

Một cam kết xử lý trong 24 giờ cần được đọc cùng điều kiện áp dụng. Đơn tạo cuối tuần hoặc đang thiếu dữ liệu có thể có cách tính khác.

Thời gian lấy hàng, đóng gói và bàn giao cần được tách khỏi thời gian giao đến khách. Khi bán trên sàn, seller nên đối chiếu từng mốc với yêu cầu xử lý đơn của kênh bán.

4.3. Khả năng theo dõi và xử lý đơn bất thường

Hãy kiểm tra bạn có thể xem trạng thái đơn và lượng hàng còn lại bằng cách nào. Hệ thống cần đi cùng quy trình hỗ trợ khi thông tin hiển thị chưa đủ giải thích vấn đề.

Các tình huống nên trao đổi trước gồm thiếu hàng, sai địa chỉ, yêu cầu hủy hoặc đổi đơn. Seller cũng cần biết thời điểm nào kho còn nhận điều chỉnh trước khi kiện được bàn giao.

Một đầu mối xử lý và thông tin phản hồi rõ giúp giảm việc hỏi lại nhiều lần. Khi đánh giá dịch vụ, nên xem cách giải quyết ngoại lệ cùng với tốc độ xử lý đơn thông thường.

5. Phí pick and pack được tính như thế nào?

Phí pick and pack phụ thuộc cấu trúc đơn và phạm vi công việc được bao gồm. Seller nên đọc báo giá theo cả số sản phẩm, trọng lượng và yêu cầu đóng gói.

5.1. Phí theo đơn, sản phẩm đầu tiên và sản phẩm bổ sung

Một báo giá có thể tính theo đơn, theo sản phẩm hoặc có mức cho món đầu tiên và món bổ sung. Cần xác nhận “món” là số sản phẩm hay số dòng SKU.

Ví dụ giả định, phí xử lý món đầu tiên là 1,50 USD và mỗi món tiếp theo là 0,40 USD. Với đơn 3 sản phẩm, phí tương ứng là 1,50 + 2 × 0,40 = 2,30 USD.

Ví dụ này chỉ minh họa công thức, chưa tính bao bì, vận chuyển và các khoản khác. Đơn có 2 SKU, 3 sản phẩm vẫn phải được đối chiếu theo định nghĩa trong báo giá.

5.2. Bao bì, yêu cầu riêng và cước vận chuyển có được bao gồm không?

Hãy hỏi loại bao bì tiêu chuẩn đã được bao gồm và trường hợp nào tính riêng. Hộp theo kích thước, vật tư chống sốc hoặc bao bì thương hiệu có thể có điều kiện khác nhau.

Những việc như đóng bộ, chèn tài liệu hoặc dán lại nhãn cần được mô tả trước khi báo giá. Không nên suy từ phí đóng gói thông thường sang mọi yêu cầu tùy chỉnh.

Để dự toán tổng chi phí, seller còn cần kiểm tra lưu kho, phí đầu vào và cước giao khách. Mức pick and pack thấp chưa đủ cho biết tổng chi phí thực hiện một đơn.

5.3. Seller cần cung cấp gì để nhận báo giá phù hợp?

Seller nên gửi bộ thông tin gồm:

• Sản phẩm: Danh mục SKU, ảnh, kích thước và trọng lượng.

• Cấu trúc đơn: Số sản phẩm và số SKU thường có trong một đơn.

• Sản lượng: Lượng đơn dự kiến và mức biến động trong cao điểm.

• Đóng gói: Loại bao bì, vật tư, tài liệu hoặc yêu cầu thương hiệu.

• Lịch xử lý: Giờ chốt mong muốn và các yêu cầu của kênh bán.

Khi so dịch vụ, hãy dùng cùng một nhóm đơn mẫu và yêu cầu báo rõ các khoản bao gồm. Nếu cân nhắc thuê ngoài, đối chiếu tổng ngân sách với khả năng đáp ứng nhu cầu thực tế của shop.

6. TH Group Warehouse hỗ trợ pick and pack tại Mỹ như thế nào?

TH Group Warehouse cung cấp dịch vụ lưu hàng và xử lý đơn tại Mỹ cho seller thương mại điện tử. Với pick and pack, seller thống nhất dữ liệu sản phẩm, số lượng và yêu cầu đóng gói để kho chuẩn bị đơn từ hàng có sẵn. Việc kết nối lấy hàng, đóng gói và bàn giao vận chuyển giúp seller theo dõi công việc phía sau đơn bán.

• Xử lý đơn từ hàng lưu sẵn tại Mỹ: TH Group hỗ trợ lấy hàng, đóng gói và bàn giao vận chuyển từ kho được xác nhận. Đơn cần có đủ thông tin và tồn kho khả dụng để đưa vào xử lý.

• Chuẩn hóa SKU và yêu cầu đóng gói: TH Group công bố yêu cầu barcode từng sản phẩm và tạo yêu cầu nhập kho IR trên OMS. Seller cần xác nhận thêm quy cách cho đơn nhiều biến thể hoặc đóng gói đặc biệt.

• Theo dõi đơn và tồn kho: OMS hỗ trợ quản lý dữ liệu sản phẩm, đơn và tồn kho. Seller trao đổi với TH Group về kênh bán được hỗ trợ và cách theo dõi khi bắt đầu dịch vụ.

• Có video để đối chiếu đóng gói: TH Group công bố quay video quá trình đóng gói. Seller nên thống nhất cách truy xuất và nội dung cần kiểm tra để sử dụng thông tin này khi đối chiếu đơn.

• Dự toán phí theo cấu trúc đơn: Trang giá TH Group ghi mức 1,2 USD cho sản phẩm không quá 2 lbs và cộng 0,5 USD mỗi sản phẩm tiếp theo. Cần đối chiếu mức trọng lượng, điều kiện đơn nhiều món, bao bì và cước vận chuyển trong báo giá cụ thể.

Để bắt đầu, gửi danh sách SKU, số sản phẩm mỗi đơn, trọng lượng và yêu cầu đóng gói cho TH Group. Đội ngũ TH Group sẽ tư vấn phạm vi xử lý và báo giá pick and pack phù hợp với nhu cầu của bạn.

---

Hotline: 0335 124 089 | Email: [email protected] | Website: thgfulfill.com/vi