Gửi hàng vào kho Mỹ như thế nào? Hướng dẫn nhập kho fulfillment

Gửi hàng vào kho Mỹ như thế nào để hàng được nhận đúng, tồn kho cập nhật đủ và có thể xử lý đơn? Seller cần xác nhận yêu cầu của kho, chuẩn bị SKU và barcode, tạo phiếu nhập, đóng gói và thông báo lô hàng. Sau khi giao, bạn tiếp tục đối chiếu kết quả kiểm đếm và tồn kho khả dụng. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp giảm việc tìm lại thông tin, sửa nhãn hoặc xác minh hàng thiếu. Thông qua bài viết, TH Group sẽ hướng dẫn cho seller chi tiết các bước sử dụng kho fulfillment tại Mỹ.

1. Gửi hàng vào kho Mỹ như thế nào và cần xác nhận gì trước khi gửi?

Gửi hàng vào kho Mỹ là đưa hàng đến kho để tiếp nhận, lưu trữ và phục vụ xử lý đơn. Với kho fulfillment, lô hàng cần được nhận diện đúng theo tài khoản seller và danh mục sản phẩm.

Khi nhập hàng vào kho 3PL tại Mỹ, bạn nên lấy hướng dẫn tiếp nhận của đối tác trước khi chuẩn bị kiện. Quy cách nhãn, lịch nhận và cách khai báo có thể khác nhau giữa các kho.

1.1. Xác nhận kho nhận hàng và phạm vi dịch vụ

Hãy xác nhận địa chỉ được chỉ định cho lô hàng, tên người nhận, mã khách hàng và thông tin liên hệ. Nếu đối tác có nhiều kho, địa chỉ trên website chưa chắc là nơi nhận lô của bạn.

Tiếp theo, gửi mô tả sản phẩm, kích thước, trọng lượng và yêu cầu bảo quản để kho xác nhận khả năng tiếp nhận. Hàng dễ vỡ, có hạn dùng hoặc cần điều kiện lưu trữ riêng nên được trao đổi trước.

1.2. Thống nhất quy định nhận hàng và thời gian xử lý

Seller cần hỏi kho nhận thùng rời hay pallet, có yêu cầu lịch hẹn và giới hạn kiện hàng nào. Đồng thời, thống nhất thời gian kiểm đếm dự kiến và cách thông báo nếu có chênh lệch.

Bạn nên tách ngày hàng dự kiến đến khỏi ngày hàng dự kiến sẵn sàng xử lý đơn. Kho cần thời gian tiếp nhận và xử lý đầu vào theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

2. Cần chuẩn bị gì để đáp ứng yêu cầu nhập kho fulfillment?

Yêu cầu nhập kho fulfillment xoay quanh việc kho có đủ thông tin để nhận diện và xử lý hàng. Dữ liệu sản phẩm, nhãn trên hàng và danh sách trong kiện cần khớp nhau.

2.1. Tạo danh mục sản phẩm và thống nhất SKU, barcode

SKU là mã seller dùng để phân biệt từng sản phẩm hoặc biến thể. Barcode là mã vạch giúp hệ thống đọc thông tin nhận diện đã được thiết lập cho sản phẩm.

Ví dụ minh họa, áo đen size M và áo đen size L nên có hai SKU riêng. Việc dùng chung một mã khiến kho khó phân biệt biến thể khi nhận hàng và lấy hàng.

Trước khi in nhãn, hãy xác nhận loại barcode kho hỗ trợ và cách liên kết mã với SKU. Kiểm tra một nhãn mẫu để bảo đảm mã rõ, đọc được và không bị che bởi nếp gấp.

2.2. Chuẩn bị packing list và thông tin lô hàng

Packing list là danh sách hàng đóng trong lô hoặc từng kiện. Seller nên ghi số lượng từng SKU, số kiện và phân bổ sản phẩm trong mỗi kiện.

Ngoài danh sách hàng, cần chuẩn bị kích thước, trọng lượng và các lưu ý xử lý liên quan. Hãy đánh số kiện nhất quán để kho có thể đối chiếu từng thùng với dữ liệu đã gửi.

Nếu nhà cung cấp đóng hàng, bạn nên yêu cầu họ xác nhận số lượng thực tế trước khi chốt phiếu nhập. Lưu ảnh nhãn và kiện hàng cũng giúp kiểm tra khi phát sinh thông tin không khớp.

2.3. Đóng gói và dán nhãn hàng nhập kho

Đóng gói và dán nhãn hàng nhập kho cần đáp ứng cả việc bảo vệ sản phẩm và nhận diện lô hàng. Nhãn sản phẩm, nhãn kiện và mã phiếu nhập phải làm theo hướng dẫn của kho.

Nên phân tách rõ các SKU trong kiện để dễ kiểm đếm. Nếu đóng nhiều SKU cùng một thùng, hãy xác nhận kho chấp nhận cách đóng này và ghi rõ nội dung từng kiện.

Với hàng dễ vỡ, hàng theo bộ hoặc có hạn dùng, hỏi thêm yêu cầu bảo vệ và thông tin cần thể hiện. Hướng dẫn đóng gói của một kho không nên được áp dụng mặc định cho mọi kho khác.

3. Quy trình nhập kho Mỹ từ tạo phiếu đến cập nhật tồn kho

Quy trình nhập kho Mỹ cần nối thông tin seller khai báo với lượng hàng kho thực nhận. Năm bước dưới đây là hướng dẫn tham khảo; tên thao tác và trạng thái phụ thuộc hệ thống của đối tác.

3.1. Bước 1: Tạo phiếu nhập kho trên hệ thống

Phiếu nhập kho thông báo trước cho kho về lô hàng sắp đến. Bạn chọn kho nhận, khai báo SKU, số lượng dự kiến và thông tin kiện theo các trường được yêu cầu.

Một số hệ thống gọi phiếu này là Inbound, ASN hoặc WRO. Chẳng hạn, hướng dẫn receiving của ShipBob mô tả WRO dùng để quản lý lô nhập và yêu cầu tạo dữ liệu sản phẩm trước.

Sau khi gửi phiếu, lưu mã tham chiếu và kiểm tra lại thông tin. Nếu số lượng đóng thực tế thay đổi, hãy hỏi cách chỉnh phiếu trước khi hàng đến.

3.2. Bước 2: Gửi thông tin lô hàng và xác nhận lịch nhận

Khi gửi hàng vào kho fulfillment, seller cần cung cấp mã tracking, số kiện và ngày dự kiến giao. Với lô cần lịch hẹn, hãy xác nhận lịch và thông tin bàn giao theo yêu cầu kho.

Nếu ngày giao thay đổi hoặc lô hàng được chia nhiều lần giao, cập nhật cho kho biết. Phiếu nhập nên phản ánh cách hàng thực tế đến để tránh nhầm một lô giao thiếu với một lô chưa giao đủ.

3.3. Bước 3: Kho tiếp nhận và đối chiếu kiện hàng

Ở bước tiếp nhận, kho đối chiếu thông tin lô và ghi nhận các kiện được giao theo quy trình của mình. Seller nên theo dõi xác nhận nhận hàng và tình trạng kiện nếu kho cung cấp.

Nhận đủ thùng chưa chứng minh số sản phẩm bên trong đã đủ. Bạn cần phân biệt xác nhận bàn giao của đơn vị vận chuyển với kết quả kiểm đếm của kho.

3.4. Bước 4: Kiểm đếm và xử lý chênh lệch

Kho đối chiếu hàng thực nhận với phiếu nhập theo mức kiểm đếm đã thống nhất. Seller cần biết dịch vụ bao gồm đếm từng sản phẩm, đếm kiện hay kiểm tra theo phạm vi khác.

Ví dụ minh họa, phiếu khai 100 sản phẩm nhưng kết quả kiểm đếm là 98. Bạn nên đối chiếu packing list, tình trạng kiện và xác nhận đóng hàng trước khi kết luận nguyên nhân.

Nếu có hàng sai mã hoặc hư hỏng, yêu cầu thông tin SKU, số lượng và bằng chứng liên quan. Thống nhất hướng xử lý với kho trước khi dán lại nhãn, đóng gói lại hoặc đưa hàng vào tồn kho bán được.

3.5. Bước 5: Lưu hàng và xác nhận tồn kho khả dụng

Sau xử lý đầu vào, hàng được đưa vào vị trí lưu trữ và cập nhật trên hệ thống. Seller kiểm tra số lượng theo SKU và kho nhận để đối chiếu với kết quả nhập.

Tồn kho khả dụng là lượng hàng được hệ thống cho phép dùng để xử lý đơn theo quy tắc của kho. Hàng đang chờ xác minh hoặc có vấn đề có thể chưa được đưa vào lượng này.

Nếu đã có đơn chờ, hãy xác nhận thời điểm kho có thể bắt đầu xử lý. Sau nhập kho, tiếp tục theo dõi lượng hàng để lên kế hoạch bổ sung phù hợp với tốc độ bán.

4. Chi phí nhập kho Mỹ gồm những khoản nào?

Chi phí nhập kho Mỹ phụ thuộc quy mô lô hàng, cách đóng kiện và công việc kho cần thực hiện. Seller nên hỏi từng khoản theo phạm vi dịch vụ, thay vì chỉ nhìn mức giá xử lý đơn.

4.1. Phí tiếp nhận và kiểm đếm hàng

Kho có thể tính phí nhận hàng theo kiện, pallet, sản phẩm hoặc giờ làm việc. Hãy hỏi đơn vị tính, mức tối thiểu và công việc được bao gồm trong phí nhận hàng.

Nếu có ưu đãi miễn phí nhập kho, cần xác nhận điều kiện và phạm vi áp dụng. Việc kiểm tra chất lượng chi tiết hoặc xử lý hàng sai quy cách có thể có báo giá riêng.

4.2. Phí dán nhãn, đóng gói lại và xử lý bổ sung

Nhãn thiếu, mã không đọc được hoặc hàng đóng lẫn khó phân loại có thể cần xử lý thêm. Trước khi đồng ý, hãy yêu cầu mô tả công việc, số lượng và mức phí.

Bạn cũng nên hỏi kho có cần seller duyệt trước khi phát sinh chi phí hay không. Quy trình duyệt rõ giúp theo dõi ngân sách và tránh hiểu khác nhau về phạm vi đã đặt.

4.3. Phí lưu kho và fulfillment sau khi nhập hàng

Phí lưu kho và phí lấy hàng, đóng gói phục vụ đơn phát sinh có phạm vi khác phí tiếp nhận. Thông tin chi phí fulfillment của ShipBob cũng phân chia các nhóm việc như nhận hàng, lưu trữ và xử lý đơn.

Seller cần hỏi thời điểm bắt đầu tính lưu kho, đơn vị tính và điều kiện ưu đãi. Khi tính ngân sách xử lý đơn, kiểm tra thêm số sản phẩm, vật tư, cước giao nội địa và phí bổ sung.

5. Checklist và lỗi thường gặp khi gửi hàng vào kho Mỹ

Trước khi bàn giao lô hàng, dành thời gian kiểm tra lại thông tin đầu vào. Một mã sai có thể khiến cả nhóm sản phẩm phải chờ xác minh dù hàng đã đến kho.

5.1. Checklist trước khi bàn giao hàng

Seller có thể dùng danh sách sau cho mỗi lô nhập:

• Kho nhận: Địa chỉ, người nhận và mã khách hàng đã được đối tác xác nhận.

• Danh mục sản phẩm: SKU và barcode trên hàng khớp với dữ liệu đã đăng ký.

• Phiếu nhập: Đã tạo và lưu mã tham chiếu; số lượng phù hợp với hàng đóng thực tế.

• Packing list: Có danh sách sản phẩm, số lượng và phân bổ trong từng kiện.

• Đóng gói: Nhãn rõ, kiện được bảo vệ và đáp ứng yêu cầu đã thống nhất.

• Thông báo giao hàng: Tracking, số kiện, ngày dự kiến đến và lịch hẹn đã được cập nhật.

Nếu nhà cung cấp thay bạn đóng kiện, gửi cùng một hướng dẫn và yêu cầu xác nhận hoàn thành. Hạn chế dùng nhiều phiên bản danh sách hàng khi thông tin lô đã thay đổi.

5.2. Thiếu SKU, sai nhãn hoặc số lượng không khớp

Thiếu mã nhận diện khiến kho khó biết sản phẩm thuộc SKU nào. Seller nên gửi thông tin đối chiếu và xác nhận cách xử lý, tránh yêu cầu nhập chung các biến thể chưa được phân biệt.

Nếu số lượng không khớp, kiểm tra từng SKU và từng kiện thay vì chỉ tổng số sản phẩm. Hai SKU bị đóng nhầm có thể tạo một mã thừa, một mã thiếu dù tổng lượng hàng không đổi.

Sau khi thống nhất kết quả, cập nhật dữ liệu theo hướng dẫn của kho và lưu trao đổi xác nhận. Chi phí sửa nhãn hoặc đóng lại kiện cần được làm rõ trước khi thực hiện.

5.3. Hàng đã giao nhưng chưa cập nhật tồn kho

Trước hết, kiểm tra mã phiếu nhập, bằng chứng giao hàng và thời gian xử lý đã thống nhất. Tiếp theo, hỏi hàng đang chờ tiếp nhận, kiểm đếm hay xử lý một vấn đề cụ thể.

Khi liên hệ kho, gửi mã lô, tracking, số kiện và ngày giao để dễ tra cứu. Nếu cần xử lý đơn gấp, nêu số lượng và thời hạn mong muốn để kho xác nhận khả năng đáp ứng.

Không nên tự tăng tồn kho bán được chỉ dựa trên trạng thái giao hàng. Hãy chờ lượng hàng khả dụng được xác nhận theo quy trình đã thống nhất với đối tác.

6. TH Group Warehouse hỗ trợ gửi hàng vào kho Mỹ và xử lý đơn như thế nào?

TH Group Warehouse cung cấp dịch vụ kho fulfillment tại Mỹ cho seller cần lưu hàng và xử lý đơn gần thị trường tiêu thụ. Seller trao đổi với TH Group để xác nhận thông tin sản phẩm, yêu cầu nhập kho và phạm vi dịch vụ phù hợp với lô hàng. Sau tiếp nhận, hàng được lưu kho để phục vụ lấy hàng, đóng gói và bàn giao vận chuyển nội địa khi phát sinh đơn.

• Chuẩn bị thông tin trước khi nhập kho: Seller cung cấp SKU, barcode, số lượng và thông tin kiện để TH Group hướng dẫn bước tiếp theo. Quy cách nhãn và dữ liệu phiếu nhập cần được xác nhận trước khi bàn giao hàng.

• Lưu hàng và xử lý đơn tại Mỹ: TH Group công bố kho tại Pennsylvania và North Carolina. Seller cần xác nhận kho được chỉ định cho lô hàng để phối hợp nhập đúng nơi và chuẩn bị kế hoạch xử lý đơn.

• Theo dõi tồn kho và đơn hàng: OMS/WMS hỗ trợ quản lý tồn kho và đơn hàng. Seller kiểm tra dữ liệu sau nhập kho và theo dõi lượng hàng còn lại để chủ động bổ sung.

• Dự toán chi phí theo phạm vi dịch vụ: TH Group công bố fulfillment từ 1,2 USD/đơn, nhận hàng miễn phí và miễn phí lưu kho 90 ngày. Seller nên xác nhận điều kiện ưu đãi, cước giao nội địa và phí bổ sung trong báo giá.

• Hỗ trợ xử lý đơn và hàng hoàn: TH Group có dịch vụ đóng gói, video đóng gói và xử lý hàng hoàn tại Mỹ. Khi triển khai, seller thống nhất cách kiểm tra, cập nhật và xử lý sản phẩm trả về theo tình trạng hàng.

Để bắt đầu, gửi danh sách SKU, số lượng, số kiện và thời gian dự kiến nhập kho cho TH Group. Đội ngũ TH Group sẽ tư vấn yêu cầu tiếp nhận và báo giá phù hợp để bạn chuẩn bị lô hàng.

---

Hotline: 0335 124 089 | Email: [email protected] | Website: thgfulfill.com/vi