Dịch vụ fulfillment - Quy trình, chi phí và giải pháp fulfillment hiệu quả

Khi đơn hàng tăng, việc tìm sản phẩm, theo dõi tồn kho và đóng gói từng kiện có thể tiêu tốn đi phần lớn thời gian của đội ngũ. Nếu hàng nằm ở nhiều nơi hoặc khách mua tại thị trường khác, việc phối hợp càng cần rõ ràng. Dịch vụ fulfillment là lựa chọn để bàn giao một phần công việc này cho đối tác. Trước khi thuê, các seller cần quan tâm vào việc xác định công đoạn muốn được hỗ trợ, cách kiểm soát kết quả và tổng chi phí cho mỗi đơn.

1. Dịch vụ fulfillment là gì?

1.1. Phạm vi công việc của công ty fulfillment

Dịch vụ fulfillment là dịch vụ hỗ trợ hoàn tất đơn hàng theo phạm vi đã thỏa thuận, thường gồm các bước tổng thể gồm nhận hàng, lưu kho, quản lý tồn kho, lấy hàng, đóng gói và tổ chức giao tới người mua. Việc tiếp nhận hàng hoàn cũng có thể nằm trong gói dịch vụ này.

Một công ty fulfillment không nhất thiết phải thực hiện tất cả các khâu. Trước khi hợp tác, hãy yêu cầu danh sách công việc được bao gồm và công việc tính phí riêng. Nếu sản phẩm cần dán nhãn, ghép bộ hoặc đóng gói theo thương hiệu, cần thống nhất hướng dẫn trước khi gửi hàng.

1.2. Phân biệt với lưu kho và vận chuyển

Thuê lưu kho chủ yếu giải quyết chỗ giữ hàng. Thuê vận chuyển giải quyết việc đưa hàng giữa các địa điểm. Dịch vụ fulfillment sinh ra để giúp kết nối thêm dữ liệu đơn với thao tác chuẩn bị sản phẩm để xuất hàng.

Trong luồng VN/CN–Mỹ, vận chuyển quốc tế đưa hàng tới thị trường đích; fulfillment tại kho Mỹ xử lý hàng theo từng đơn. Hai phần có thể do cùng đối tác cung cấp nhưng cần tách phạm vi và chi phí. Bạn có thể đọc thêm bài “Fulfillment là gì?” để hiểu kiến thức nền về dịch vụ này trước khi lựa chọn.

2. Dịch vụ fulfillment phù hợp với những khách hàng nào?

2.1. Người bán online tại Việt Nam và Trung Quốc bán ra quốc tế

Nhóm này thường thường có nhu cầu cao trong phần phối hợp nguồn hàng, chuẩn bị đơn và vận chuyển đến khách ở nước ngoài. Khi đội ngũ phải cập nhật nhiều bảng dữ liệu hoặc xử lý đơn ngoài giờ, nên đánh giá lại năng lực vận hành.

Thuê dịch vụ fulfillment có thể giảm công việc trực tiếp, nhưng người bán vẫn phải cung cấp thông tin chính xác và quản lý lời hứa giao hàng với khách. Lợi ích chỉ rõ khi trách nhiệm giữa shop, kho và hãng vận chuyển được phân định.

2.2. Seller dropship và POD cần đối tác xử lý đơn

Seller, tức người bán, không nhất thiết trực tiếp giữ sản phẩm. Dropship phụ thuộc vào nhà cung cấp chuẩn bị hàng; POD, tức in theo yêu cầu, có thêm công đoạn sản xuất theo thiết kế.

Với hai nhóm này, câu hỏi sau “dịch vụ fulfillment là gì” là đối tác có thể kiểm soát công đoạn nào. Cần hỏi riêng thời gian chuẩn bị, sản xuất và bàn giao vận chuyển để dự kiến lịch giao sát thực tế.

2.3. Người bán và doanh nghiệp cần lưu kho, phân phối tại Mỹ

Người bán online tại Mỹ hoặc doanh nghiệp đưa hàng từ Việt Nam, Trung Quốc sang Mỹ có thể cần lưu hàng gần người mua. Doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu cũng thuộc nhóm này nếu cần xuất theo từng đơn hoặc phân phối từ kho.

Giải pháp fulfillment phù hợp giúp bổ sung năng lực kho vận. Tuy nhiên, nên dự báo lượng hàng có thể bán để tránh đưa quá nhiều vốn vào tồn kho. Cá nhân chỉ gửi quà cho người thân thường cần dịch vụ vận chuyển hơn là thuê xử lý đơn thường xuyên.

3. Các giải pháp fulfillment theo mô hình kinh doanh

3.1. Fulfillment cho hàng lưu sẵn tại kho

Hàng được nhập và quản lý tại kho trước khi khách đặt mua. Khi có đơn, đối tác lấy sản phẩm và đóng gói. Cách này phù hợp để xem xét khi bạn có nhu cầu bán tương đối ổn định và muốn chủ động lượng hàng sẵn sàng xuất.

Trước khi chọn, hãy tính khả năng bổ sung hàng, thời gian tồn dự kiến và yêu cầu bảo quản. Một sản phẩm bán đều không có nghĩa mọi biến thể đều cần cùng mức dự trữ.

3.2. Fulfillment cho dropship và POD

Với dropship, cần xác nhận nhà cung cấp có hàng và khả năng chuẩn bị đơn. Với POD, cần xác nhận mẫu, file thiết kế và thời gian sản xuất. Luồng xử lý vì vậy khác với lấy sản phẩm đã có sẵn trên kệ.

Khi trao đổi với công ty fulfillment, nên dùng một đơn mẫu để kiểm tra dữ liệu cần gửi, bao bì và cách xử lý lỗi sản phẩm.

3.3. Kết hợp nguồn hàng VN/CN với kho Mỹ

Khách hàng có thể lưu sản phẩm bán đều tại Mỹ và chuẩn bị mẫu mới theo đơn từ nguồn hàng khác. Giải pháp fulfillment kết hợp cần quy định rõ SKU nào đi theo luồng nào. SKU là mã định danh cho từng sản phẩm hoặc biến thể.

Nếu khách mua hàng từ hai luồng, cần thông báo khả năng giao thành nhiều kiện. Đừng hứa một lịch giao chung khi các công đoạn chuẩn bị khác nhau.

4. Quy trình dịch vụ fulfillment diễn ra như thế nào?

4.1. Thiết lập dữ liệu, tiếp nhận hàng và cập nhật tồn kho

Khách hàng cung cấp danh sách SKU, số lượng, kích thước và yêu cầu bảo quản. Kho tiếp nhận hàng, đối chiếu dữ liệu và ghi nhận sai lệch theo thỏa thuận. Receiving là công đoạn nhận hàng vào kho.

Hãy hỏi rõ kiểm đếm theo kiện hay từng sản phẩm. Đồng thời, cần phân biệt hàng đã tới kho với hàng đã hoàn tất kiểm nhận và sẵn sàng xuất bán. Dữ liệu tồn nên tách hàng bán được, hàng chờ kiểm tra và hàng lỗi.

4.2. Tiếp nhận đơn, lấy hàng và đóng gói

Đơn được chuyển qua hệ thống hoặc phương thức thống nhất. Nhân viên thực hiện pick & pack, nghĩa là lấy sản phẩm theo đơn và đóng gói.

Người bán cần gửi đủ mã hàng, số lượng, địa chỉ và yêu cầu bao bì. Với combo, hãy nêu từng món đi kèm. Cần thống nhất thời hạn sửa địa chỉ hoặc hủy đơn; khi kiện đã bàn giao, khả năng thay đổi có thể bị hạn chế.

4.3. Bàn giao vận chuyển và theo dõi đơn

Kho xuất kiện và bàn giao hãng vận chuyển. Tracking là dữ liệu theo dõi hành trình; last-mile là chặng giao cuối đến người nhận. Trạng thái tạo nhãn chưa chứng minh hãng vận chuyển đã nhận hàng.

Khi kiểm tra chất lượng dịch vụ fulfillment, nên theo dõi thời gian từ nhận đơn hợp lệ đến bàn giao. Thời gian vận chuyển được đo riêng để xác định khâu gây chậm và người phụ trách xử lý.

4.4. Đối soát, xử lý ngoại lệ và hàng hoàn

Hai bên đối chiếu lượng hàng xuất, trạng thái đơn và phí. Returns là hàng khách trả về; cần kiểm tra tình trạng trước khi quyết định nhập lại tồn hoặc xử lý khác.

Người bán nên quy định ai được phép quyết định tái xuất, sửa bao bì hoặc hủy hàng. Có dữ liệu và hướng dẫn rõ giúp công ty fulfillment xử lý đúng yêu cầu, tránh để hàng hoàn nằm chờ không có quyết định.

5. Chi phí dịch vụ fulfillment gồm những khoản nào?

5.1. Phí nhận hàng, kiểm đếm và lưu kho

Để hiểu dịch vụ fulfillment là gì về mặt chi phí, hãy xem cả công việc trước khi có đơn bán. Phí nhận hàng có thể phụ thuộc vào cách giao lô hàng và mức kiểm đếm. Phí lưu kho cần làm rõ đơn vị tính và thời điểm bắt đầu thu.

Nếu có ưu đãi lưu kho, hỏi rõ thời hạn, loại hàng được áp dụng và mức phí sau ưu đãi. Tránh lập kế hoạch dài hạn chỉ dựa trên giai đoạn miễn phí.

5.2. Phí xử lý đơn, vật tư và vận chuyển

Yêu cầu đối tác tách phí lấy hàng, đóng gói, vật tư và cước giao nếu chúng chưa nằm trong gói. Giá cho đơn một sản phẩm có thể không đại diện cho đơn nhiều món hoặc bao bì riêng.

Ví dụ minh họa: shop bán bộ ba sản phẩm cần kiểm tra phí lấy thêm món, thao tác ghép bộ và kích thước kiện sau đóng gói. Hãy gửi đúng cấu hình đơn phổ biến để nhận báo giá có thể sử dụng.

5.3. Phí bổ sung và các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá

Những thao tác cần hỏi riêng gồm dán nhãn, kitting (ghép bộ), đóng gói lại và kiểm tra hàng hoàn. Báo giá dịch vụ fulfillment cũng cần thể hiện khoản tối thiểu hoặc phí hệ thống nếu có.

Với hàng vào Mỹ, lập riêng chi phí đưa hàng tới kho và chi phí xuất đơn. Khi so các giải pháp fulfillment, hãy dùng cùng sản lượng, cấu hình đơn và thời gian lưu dự kiến; mức phí thấp nhất ở một khâu chưa phản ánh tổng chi phí.

6. Cách lựa chọn công ty fulfillment phù hợp

6.1. Khả năng xử lý sản phẩm và phục vụ thị trường mục tiêu

Trước hết, gửi thông tin sản phẩm và hỏi đối tác có tiếp nhận không. Hàng dễ vỡ, cần nhiệt độ riêng hoặc có yêu cầu vận chuyển đặc biệt phải được xác nhận cụ thể.

Sau đó, kiểm tra vị trí kho và tuyến giao với thị trường bạn bán. Không nên chọn công ty fulfillment chỉ vì có nhiều kho nếu những kho đó chưa phù hợp luồng hàng của bạn.

6.2. Thời gian xử lý, hệ thống quản lý và báo cáo

Yêu cầu làm rõ giờ chốt đơn, cách tính ngày làm việc và năng lực xử lý mùa cao điểm. Kiểm tra cách xem tồn kho, xuất dữ liệu và nhận cảnh báo đơn thiếu thông tin.

Nếu dùng kết nối tự động, cần biết kênh bán nào được hỗ trợ và ai xử lý khi đồng bộ lỗi. Một giải pháp fulfillment hiệu quả phải giúp bạn nhìn thấy công việc đang ở đâu, thay vì chỉ nhận thông báo đã hoàn tất.

6.3. Báo giá, trách nhiệm và chính sách xử lý sự cố

Hợp đồng cần quy định cách ghi nhận thiếu hàng, lỗi đóng gói, mất hàng và thời hạn phản hồi. Hỏi rõ hồ sơ cần cung cấp khi khiếu nại và nguyên tắc bồi thường.

Nên thử một nhóm đơn đại diện trước khi chuyển toàn bộ hoạt động. Đối chiếu độ chính xác, thời gian bàn giao và phí thực thu. Kết quả thử giúp đánh giá dịch vụ fulfillment bằng nhu cầu thật của shop.

7. Vì sao nên lựa chọn dịch vụ fulfillment của THG?

THG phục vụ đa dạng nhu cầu từ nguồn hàng đến xử lý đơn qua POD, Dropship, Express và Warehouse. Người bán và doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ theo tình trạng hàng, thị trường giao và kế hoạch phát triển.

• Hệ sinh thái dịch vụ linh hoạt: THG hỗ trợ in theo yêu cầu, tìm nguồn, vận chuyển quốc tế và kho Mỹ. Khách hàng có thể trao đổi các phần việc cần phối hợp trong cùng kế hoạch bán hàng.

• Kho tại Mỹ phục vụ đơn nội địa: THG Warehouse công bố kho tại Pennsylvania và North Carolina, với thời gian giao nội địa 2–5 ngày làm việc. Thời gian xử lý tại kho cần được tính riêng trong lịch giao dự kiến.

• Chi phí để khách hàng lập kế hoạch: Mức fulfillment nội địa Mỹ từ 1,2 USD/đơn và lưu kho miễn phí 90 ngày đầu là các chính sách được THG công bố. Cần đối chiếu cấu hình đơn, vật tư, cước và điều kiện áp dụng khi nhận báo giá.

• Theo dõi đơn và tồn kho: Hệ thống OMS, tức hệ thống quản lý đơn hàng, hỗ trợ dữ liệu kho và đơn; phạm vi kết nối kênh bán được xác nhận khi triển khai.

• Minh bạch đóng gói, hỗ trợ hàng hoàn: THG Warehouse công bố quay video đóng gói và tiếp nhận hàng hoàn, giúp khách hàng kiểm tra quá trình xử lý.

Bạn cần công ty fulfillment hỗ trợ công đoạn nào? Gửi THG loại sản phẩm, số SKU, nơi xuất hàng, thị trường giao và sản lượng dự kiến để được tư vấn giải pháp fulfillment, cùng báo giá dịch vụ fulfillment phù hợp để quy trình bán hàng được thuận tiện hơn nhé.

Hotline: 0335 124 089 | Email: [email protected] | Website: thgfulfill.com/vi